Teams für Datenanalyse in Unternehmen sehen sich häufig mit derselben Herausforderung konfrontiert: Stakeholder erwarten regelmäßige Berichte, während manuelles SQL-Reporting wertvolle Zeit beansprucht. Egal, ob es um ein kleines Startup oder einen Konzern geht, das Vorgehen bleibt stets identisch: Datenbankverbindung herstellen, Abfragen ausführen, Ergebnisse formatieren und Berichte an Entscheidungsträger verschicken.
In diesem Workflow wird genau an diesem Punkt angesetzt. Einmal eingerichtet, liefert er automatisch professionelle Reports direkt ins Postfach der Stakeholder.
Aufbauend auf unserem vorigen n8n-Beitrag zeigt dieses Tutorial, wie planmäßiges SQL-Reporting automatisiert wird. Bei der ersten Anleitung ging es um Datenqualitätsanalysen, hier stehen Datenbankintegration, wiederkehrende Planung und E-Mail-Versand im Fokus.
n8n-Workflows zeichnen sich durch grafische Darstellung, Wiederverwendbarkeit und einfache Anpassung aus. Datenbankanbindung, Transformation, Analyse und Ergebniszustellung erfolgen in einer einzigen Umgebung. Jeder Schritt wird als Knoten abgebildet, die zusammen eine Pipeline bilden.
Unser automatisierter SQL-Reporter nutzt vier Knoten:
- Plan-Trigger: Ausführung montags um 9 Uhr
- PostgreSQL-Node: Führt Verkaufsabfrage auf der Datenbank aus
- Code-Node: Wandelt Rohdaten in ein HTML-Format um
- Send Email-Node: Verschickt den Bericht an Stakeholder
Für das Beispiel erstellen wir eine Verkaufsdatenbank auf Supabase. Supabase ist eine Cloud-Plattform mit PostgreSQL, APIs und Authentifizierung und eignet sich sowohl für Prototypen als auch Produktionsumgebungen. n8n lässt sich jedoch mit jeder PostgreSQL-Instanz verbinden, etwa AWS RDS, Google Cloud SQL oder einer firmeninternen Datenbank.
Schritte zur Einrichtung:
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Supabase-Konto anlegen
- Auf supabase.com registrieren
- Neues Projekt erstellen, beliebige Bezeichnung und Region wählen
- Einrichtung in rund zwei Minuten abwarten
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Verbindungsdaten abrufen
- Unter Settings > Database Zugangsdaten einsehen
- Alternativ über den „Connect“-Button auf der Hauptseite
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Datenbanktabellen und Beispieldaten anlegen
- SQL Editor in Supabase öffnen
- Setup-Skript einfügen und ausführen
- Meldung „Success. No rows returned“ bestätigt die Anlage
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Funktionstest der Datenbank
- Abfrage: SELECT COUNT(*) FROM employees;
- Ergebnis: 4 Datensätze
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App-Passwort für Gmail erstellen
- Google-Konto mit Zwei-Faktor aktivieren
- Unter Sicherheit > App-Passwörter neue Kombination anlegen (Mail / Sonstige), Namen „n8n reporting“ vergeben
- Automatisch erzeugten 16-stelligen Schlüssel kopieren
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Workflow in n8n importieren
- n8n öffnen und über „Import from File“ die Datei laden
- Workflow als „Automated SQL Reporting“ speichern
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PostgreSQL-Node konfigurieren
- Connection String aus Supabase mittels „Transaction pooler“ kopieren
- Passwort aus den Supabase-Settings einfügen
- Verbindungstest durchführen: Erfolgsmeldung abwarten
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Send Email-Node anpassen
- E-Mail-Passwort (16 Zeichen) eintragen
- Empfängeradresse bei „To Email“ ändern
Erste Ausführung:
- Klick auf „Execute Workflow“ in der Toolbar
- Jeder Knoten wechselt auf Grün
- Postfach zeigt den formatierten Bericht
- Wechsel in den aktiven Modus aktiviert die wöchentliche Zustellung
So sieht der Stakeholder-Bericht jeden Montag aus:
- Betreff: 📊 Weekly Sales Report – [Datum, z. B. June 27, 2025]
- HTML-Tabelle mit konsistentem Rahmen und Design
- Automatisch berechnete Kennzahlen wie Gesamtumsatz und Durchschnitt pro Person
- Zeitstempel und Metadaten für Prüfpfade
Der Workflow im Detail:
- Plan-Trigger löst montags um 9 Uhr aus
- PostgreSQL-Node enthält eine Abfrage mit JOIN zwischen Mitarbeiter- und Verkaufstabellen, Filter auf die letzten sieben Tage (CURRENT_DATE – INTERVAL '7 days'), Summen- und Durchschnittsberechnung sowie Sortierung nach Umsatz
- Code-Node nutzt JavaScript, um Abfrageergebnisse in eine formatierte HTML-Tabelle zu überführen, ergänzt Emojis, Zusammenfassungen und Zeitangaben
- Send Email-Node verwendet Gmail-SMTP mit den korrekten Authentifizierungsdaten und unterstützt HTML-Inhalte
Optionen zur Anpassung:
- Zeitraum ändern: INTERVAL '7 days' auf INTERVAL '30 days' für Monatsberichte anpassen
- Abteilungsfilter ergänzen: WHERE e.department = 'Sales'
- Weitere Metriken hinzufügen: SELECT um Produktkategorien oder Kundensegmente erweitern
Einsatzszenarien nach Bedarf:
- Tägliche Berichte für operative Abläufe
- Monatliche Auswertungen für strategische Entscheidungen
- Vierteljährliche Übersichten für Führungsebene
- Ad-hoc-Reports für Echtzeitkontrolle
Datenbanksystem wechseln:
- PostgreSQL-Node durch MySQL, SQL Server oder sonstige unterstützte Datenbanken ersetzen, Logik bleibt identisch
Plan-Intervalle anpassen:
- Täglich, monatlich, vierteljährlich einrichten
- Verschiedene Empfängergruppen je nach Frequenz und Inhalt festlegen
Code-Node erweitern:
- Chart.js-Diagramme direkt in die HTML-Ausgabe einbinden
- Bedingte Formatierung bei Überschreiten festgelegter Schwellenwerte
- Executive Summaries als Textbausteine integrieren
- Grafiken inline ins HTML-Layout einfügen
Gezielte Verteilung von Reports:
- Vertriebsleiter erhalten Team-Umsatzberichte
- Geschäftsführung erhält komprimierte Übersicht
- Finanzabteilung erhält umsatzbezogene Kennzahlen
Mit diesem automatisierten Reporting-Workflow entfallen manuelle Abfragen und Formatierungen. Die aufgesetzte Pipeline übernimmt alle Schritte zuverlässig und liefert jede Woche pünktlich einen detailreichen, professionell aufbereiteten Report.